Оформление документов для организации мероприятий

Организация внеучебных мероприятий на уровне факультета или института

При организации мероприятия для обучающихся факультета или института достаточно локальных документов, регламентирующих проведение данного мероприятия:

• указание по факультету или институту;
• приказ по факультету или институту.

Пример приказа по факультету или институту

Организация внеучебных мероприятий на уровне университета и выше

При организации мероприятий, в которых задействованы обучающиеся разных факультетов и институтов, или мероприятий, в организации которых задействованы различные по подчиненности подразделения университета, необходимо создание документов по университету, регламентирующих проведение данного мероприятия.

• Указание
  Создается и выпускается в случае задействования обучающихся с различных факультетов или институтов, но для организации которого необходимо участие подразделений, подчиняющихся только проректору по образовательной и международной деятельности.
  Указание по университету может выпускать проректор и ректор. Наиболее оптимальный срок выхода указания – за 7 дней до мероприятия, в случае однодневных мероприятий.
  • Пример указания (doc, pdf)


• Приказ о мероприятии
  Создается и выпускается в случае участия в мероприятии обучающихся с разных факультетов или институтов и для организации которого необходимо участие различных по подчиненности подразделений.
  Приказ содержит информацию о целях реализации мероприятия, о мерах по его организации, об ответственном за мероприятие, о степени и формате участия в подготовке мероприятия структурных подразделений.
  Приказ является наиболее точным и основательным документом, регламентирующим с административной точки зрения проведение мероприятия.
  По мере необходимости, к приказу и указанию могут быть прикреплены приложения. Наиболее оптимальный срок выхода приказа – 7 дней до мероприятия в случае однодневных мероприятий. Для мероприятий, организация которых регламентирована положением, выход приказа должен обеспечивать соответствие реализации мероприятия срокам, указанным в положении.
  • Пример приказа о мероприятии программы развития деятельности студенческих объединений 2016 года (doc, pdf)
  • Пример приказ о внеучебном мероприятии в формате (doc, pdf)

Часто встречающиеся приложения

Положение о мероприятии. Положение определяет цели, задачи, категории участников, содержание программы, порядок организации и проведения.

• Пример положения о мероприятии (doc, pdf)

Программа. Программа определяет даты, время, место проведения мероприятия, наименование содержательных этапов, ответственных за реализацию этапов и контактные данные организаторов мероприятия.
Пример программы мероприятия

Сценарный план. Сценарный план содержит информацию о содержательных этапах официальных элементов мероприятия (открытие, закрытие и т.п.) и времени их реализации.
Пример сценарного плана

Сценарий. Сценарий содержит краткое изложение событий, совершающихся по ходу действия в официальной части мероприятия, это список исполнительных лиц с точным описанием их действий и указанием времени выхода на сцену, словами ведущих.
Пример сценария

Смета. Смета содержит информацию о размере и основных статьях расходов на организацию мероприятия, источниках финансирования проведения мероприятия.
Составляется сотрудником планово-финансового управления, подписывается начальником планово-финансового управления и утверждается проректором по образовательной и международной деятельности или ректором.
Смета составляется и утверждается параллельно с подписанием приказа. Возможны случаи, в которых смета составляется и утверждается после выхода приказа, но в этом случае срок составления и утверждения сметы обозначается в тексте приказа.
Пример сметы

План организационно-технических мероприятий. План содержит перечень организационно-технических мероприятий, сроки исполнения, информацию об ответственном исполнителе. В случае, когда ответственными исполнителями являются представители различных организаций, план подписывается руководителями организаций.
Пример плана организационно-технических мероприятий

Состав организационного комитета (исполнительной дирекции). Состав оргкомитета формируется в приложении к приказу о мероприятии в случае растянутой во времени подготовки мероприятия и значительного количества подготовительных мероприятий.
Пример оформления состава организационного комитета (исполнительной дирекции)

Список участников. Список участников представляется в приложении к приказу в случае мероприятий, в которых принимают участие команды, коллективы, студенческие объединения образовательной организации, а также в случаях, когда для проведения мероприятия необходимо точное определение участников мероприятия на этапе подготовки приказа.
Пример оформления списка участников

Общие элементы оформления внеучебных мероприятий

1. Служебные записки:
   
   Организация пропуска посторонних в корпуса университета
   Проход в корпуса университета возможен только при наличии удостоверения сотрудника или студенческого билета обучающегося Самарского университета. Для доступа в корпуса университета посторонних (граждан Российской Федерации) необходимо оформление разовых пропусков в бюро пропусков или служебных записок, составленных на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича и подписанных руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
   Для доступа посторонних (граждан других государств) необходимо согласование мест и программы их пребывания на территории университета.
   Пример служебной записки на пропуск посторонних в корпуса университета
   
   Проведение мероприятий в аудиториях учебных корпусов
   
   Для проведения мероприятия в учебных аудиториях основного аудиторного фонда необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с отделом планирования и организации учебного процесса (входит в состав управления обеспечения учебного процесса).
   После согласования с отделом планирования и организации учебного процесса необходимо составление на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича с просьбой разрешить доступ в аудиторию и выдачу ключей ответственному сотруднику. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия. Далее на служебную записку ставится виза сотрудника учебного отдела и относится в приемную проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича (административный корпус (3а), кабинет № 219).
   Пример служебной записки на проведение мероприятия в аудиториях учебных корпусов
   
   Проведение мероприятий в аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями
   Для проведения мероприятия в аудиториях, закрепленных за отдельными структурными подразделениями, необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за планирование занятости аудиторий.
   После предварительного согласования на имя руководителя подразделения составляется служебная записка.
   Пример служебной записки на проведение мероприятия аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями
   
   Звуковое и медиа оборудование
   Основное звуковое и медиа оборудование университета закреплено за подразделениями проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича.
   Для проведения мероприятия с использованием звукового и медиа оборудования необходимо составить служебную записку на имя проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича с указанием перечня необходимого оборудования, сроков его использования и контактов ответственного за использование на время проведения мероприятия сотрудника.
   В случае необходимости, в служебной записке необходимо отразить потребность в присутствии для эксплуатации оборудования сотрудника управления информатизации и телекоммуникаций.
   Служебная записка подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и относится в приемную проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича (административный корпус, кабинет № 203). После согласования проректором необходимо уточнить у начальника управления информатизации и телекоммуникаций Еленева Дмитрия Валерьевича (корпус 15, кабинет № 413), кто из сотрудников его управления может выдать оборудование на данное мероприятие. Для вноса и выноса оборудования из корпусов необходимо оформление материального пропуска.
   Пример служебной записки на звуковое и медиа оборудование
   
   Иное оборудование (столы, стулья и т.п.)
   Для консультации о возможности получения иного оборудования (столов, стульев и прочего) необходимо обратиться в управление внеучебной работы (южный кампус: корпус № 3, аудитория 317; северный кампус: аудитория 206, корпус мехмата) для уточнения перечня необходимого оборудования и подразделений, в распоряжении которых есть необходимое оборудование.
   Пример служебной записки на столы и стулья


2. Заявка на транспорт
   
   Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования возможно оформление заявки в гараж административно-хозяйственной части. Заявка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за организацию мероприятия.
   Пример заявки на транспорт
   
   Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования в нерабочее время, выходные и праздничные дни к заявке необходимо приложить служебную записку на выделение транспорта, согласованную ректором Самарского университета.
   Пример служебной записки на транспорт в нерабочее время, выходные и праздничные дни


3. Представление на освобождение от занятий
   В случае проведения внеучебных мероприятия на уровне университета и выше во время учебных занятий возможно оформление представления на освобождение от занятий без последующей отработки. Представление подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и проректором по образовательной и международной деятельности.
   Пример представления на освобождение от занятий
   
   Для освобождения от занятий без последующей отработки в случаи проведения мероприятий на уровне факультета или института необходимо создание и выпуск указания деканом факультета или директором института.


4. Материальный пропуск
   Для вноса и выноса оборудования и материального имущества из корпусов и с территории университета необходимо оформление материальных пропусков.
   Пример оформления материального пропуска
   
   В случае, когда оборудование и материальное имущество не имеет инвентарных номеров (т.к. не подлежит присвоению инвентарных номеров), то допускается оформление служебных записок на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
   Пример оформления служебной записки на вынос оборудования
   Пример оформления служебной записки на внос оборудования
   Наиболее оптимальный срок подготовки служебных записок – за 5 рабочих дней, крайний срок подготовки служебных записок – 2 рабочих дня до мероприятия. Наиболее оптимальный способ работы со служебными записками – подавать их вместе с приказом о мероприятии, чтобы исключить дополнительные вопросы.


5. Благодарственные письма по итогам проведения мероприятия
   По итогам мероприятия обучающиеся, сотрудники могут быть отмечены благодарственными письмами и грамотами. Список обучающихся и сотрудников для поощрения составляется сотрудником, ответственным за реализацию мероприятия. После составления изготавливаются благодарственные письма. Благодарственные письма подписывает декан факультета или директор института – в случае мероприятий уровня факультета или института, проректор по образовательной и международной деятельности – для внеучебных мероприятий университетского уровня и выше, а также другие проректоры в соответствии с приказом о распределении полномочий между членами ректората (10-О от 13.01.2017) и приказом о предоставлении права подписи членам ректората (1017-О от 23.11.2016).