Обращения граждан

Правила работы Архива Самарского университета по обращениям граждан

1. Настоящие Правила определяют порядок рассмотрения и исполнения обращений граждан, направляемых в Архив Самарского университета.

2. Деятельность Архива Самарского университета осуществляется в соответствии и на основании Федерального закона № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 года.

3. Граждане имеют возможность реализовать право на обращение в Архив Самарского университета:

в письменной форме почтовым отправлением по адресу:
получатель: "Самарский университет"
443011, г. Самара, ул. Академика Павлова, 1;
с использованием почтового ящика для приема письменных обращений "Обращения граждан" по адресу: г. Самара, ул. Академика Павлова, 1, корпус № 22, центральный вход, первый этаж, слева от входа у окна. Часы работы корпуса: 07:00 – 22:00.
в электронной форме (скан-копия заявления) на официальную электронную почту канцелярии Самарского университета ssau@ssau.ru с последующим досылом оригинала заявления почтовым отправлением либо с последующим предоставлением оригинала заявления в архив при получении ответа на обращение на руки.

4. Требования к письменному обращению:

фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ в письменной форме;
адрес электронной почты (разборчиво) – необходим для направления уведомления об исполнении обращения;
изложение сути заявления;
личная подпись и дата.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин вправе приложить к письменному обращению документы и материалы либо их заверенные копии, например:

копию паспорта;
копию документа, подтверждающего факт смены Ф.И.О. (если менялись);
копию диплома об окончании университета (института, техникума);
копию трудовой книжки (при наличии записей, подтверждающих факт обучения и/или работы в университете (институте, техникуме);
документы, подтверждающие полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

5. Гражданам республик Беларусь и Казахстан письменное обращение необходимо направлять на бумажном носителе почтовым отправлением. К письменному обращению необходимо приложить заверенные копии паспорта и документа о смене Ф.И.О. (если менялись).

Личная подпись гражданина должна быть заверена нотариально или по месту работы отделом кадров / канцелярией предприятия.

6. Не подлежат рассмотрению обращения граждан в следующих случаях:

анонимные обращения или обращения лиц, использующих псевдоним;
обращения с неполным указанием Ф.И.О, без подписи, обращения от имени иных или вымышленных лиц;
обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения;
обращения, текст которых не поддается прочтению;
если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

7. Письменное обращение рассматривается и исполняется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней.

Доверенным лицам ответы на обращения по выдаче архивных справок выдаются на основании нотариально оформленной доверенности (с правом совершать все действия, связанные с выполнением данного поручения – заполнять заявления от имени доверителя, расписываться за доверителя и т.д.), при предъявлении паспорта (доверенного лица), оригинала либо заверенной копии документа о смене Ф.И.О. доверителя (если менялись).

8. Срок исполнения обращений по выдаче невостребованных личных документов (аттестат, диплом) не более 7 дней. Невостребованные документы выдаются владельцам лично под расписку при предъявлении паспорта, оригинала либо заверенной копии документа о смене Ф.И.О. (если менялись).

Доверенным лицам невостребованные документы выдаются на основании нотариально оформленной доверенности (с правом совершать все действия, связанные с выполнением данного поручения - заполнять заявления от имени владельца, расписываться за владельца), под расписку при предъявлении паспорта (доверенного лица), оригинала либо заверенной копии документа о смене Ф.И.О. (если менялись) владельца невостребованного документа (доверителя).

С помощью услуг почтовых операторов отправка подлинников невостребованных личных документов не производится.

9. Ответ на письменное обращение:

направляется заказным письмом – по почтовому адресу, указанному гражданином при заполнении формы заявления;
выдается на руки – по указанию гражданина при заполнении формы заявления.

При получении гражданином ответа на обращение на руки – в архив необходимо предъявить оригиналы: заявления, паспорта и документа подтверждающего факт смены Ф.И.О. (если менялись).

10. Архив не производит восстановление утраченных документов (дубликат диплома, дубликат приложения к диплому).

11. Архив не изготавливает справки об обучении (академические справки) с указанием пройденных дисциплин и количества часов.

Формы заявлений:

Заявление в письменном виде возможно оформить в произвольной форме со всеми вышеуказанными требованиями к письменному обращению.

Адреса электронной почты: arhiv1@ssau.ru; arhiv21@ssau.ru; arhiv22@ssau.ru не предназначены для направления обращений граждан и юридических лиц.

Контакты