Электронная трудовая книжка: с чем будем её "есть"?

Самарский университет идёт по пути цифровизации большинства организационных процессов: уже проведена оцифровка библиотечного фонда, вводится кампусная карта, начался эксперимент по введению электронных зачёток. Но есть и глобальные тренды. Так, общероссийская тенденция — появление электронной трудовой книжки. С 2020 года возможность вести учёт своему трудовому пути в электронном виде появится и у сотрудников университета.

Электронная трудовая книжка — новый вид хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Он обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учёта. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Редакция газеты "Полёт" совместно с отделом кадров университета, опираясь на разъяснения Пенсионного фонда РФ, сформулировала ответы на наиболее острые вопросы по поводу этого нововведения.

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?

— Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все работники могут сохранить бумажную трудовую книжку?

— Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить её в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?

— Ни в коем случае! Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года. 

Вы можете забрать трудовую книжку и держать дома, можете написать заявление и оставить в отделе кадров университета. Если вы выбираете второй вариант, то она как и прежде будет храниться в несгораемом сейфе.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

— Таких способов несколько. Бумажную версию вам выдадут: 

Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг вы можете скачать и распечатать нужную информацию или отправить данные по электронной почте.

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?

— С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приёма на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные не пропадут?

— Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Кроме того, информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных.

В отличие от бумажной версии, какая ещё информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

— По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронной трудовой книжке фиксируются следующие данные:

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

— Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме, заверенной электронной подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учёта.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

— Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней. 

Комментарий

Информацию донесём до каждого

Виктор Ковельский, начальник управления по работе с персоналом:

— С января 2020 года в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Отдел кадров теперь обязан представлять в органы Пенсионного фонда России в электронном виде все сведения о трудовой деятельности работников (приём на работу, перевод, увольнение и прочие изменения, включая реквизиты соответствующих приказов).

По закону мы обязаны уведомить каждого сотрудника об этих изменениях. В отделе кадров сейчас разрабатывают уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, а также форму заявления о переходе на электронный формат или сохранении бумажной версии. Работа по уведомлению сотрудников и сбору заявлений будет организована через руководителей структурных подразделений. 

Фото: www.pfrf.ru