Оформление документов для организации мероприятий
Организация внеучебных мероприятий
При организации мероприятия необходимо создание документов, регламентирующих проведение данного мероприятия, основной из данных документов – приказ:
Приказ содержит информацию о целях реализации мероприятия, о мерах по его организации, об ответственном за мероприятие, о степени и формате участия в подготовке мероприятия структурных подразделений.
Приказ является наиболее точным и основательным документом, регламентирующим с административной точки зрения проведение мероприятия.
Наиболее оптимальный срок выхода приказа – 7 дней до мероприятия в случае однодневных мероприятий. Для мероприятий, организация которых регламентирована положением, выход приказа должен обеспечивать соответствие реализации мероприятия срокам, указанным в положении.
Приложения к приказу (при необходимости)
К приказу о проведении мероприятия, по мере необходимости, могут быть прикреплены приложения. Наличие приложений обязательно, если в тексте приказа есть ссылка на них. Далее перечислены примеры часто встречающихся приложений к приказам.
Положение о мероприятии. Положение определяет цели, задачи, категории участников, содержание программы, порядок организации и проведения:
Программа. Программа определяет даты, время, место проведения мероприятия, наименование содержательных этапов, ответственных за реализацию этапов и контактные данные организаторов мероприятия:
Сценарный план. Сценарный план содержит информацию о содержательных этапах официальных элементов мероприятия (открытие, закрытие и т.п.) и времени их реализации:
Сценарий. Сценарий содержит последовательное описание хода официальной части мероприятия, включая перечень задействованных лиц, распределение их ролей и действий, а также тексты (реплики) ведущих:
Смета. Смета содержит информацию о размере и основных статьях расходов на организацию мероприятия, источниках финансирования проведения мероприятия:
Смета составляется и утверждается параллельно с подписанием приказа. Возможны случаи, в которых смета составляется и утверждается после выхода приказа, но в этом случае срок составления и утверждения сметы обозначается в тексте приказа.
Состав организационного комитета (исполнительной дирекции). Состав оргкомитета формируется в приложении к приказу о мероприятии в случае растянутой во времени подготовки мероприятия и значительного количества подготовительных мероприятий:
Список участников. Список участников представляется в приложении к приказу в случае мероприятий, в которых принимают участие команды, коллективы, студенческие объединения образовательной организации, а также в случаях, когда для проведения мероприятия необходимо точное определение участников мероприятия на этапе подготовки приказа:
Общие элементы оформления внеучебных мероприятий
При организации внеучебного мероприятия может потребоваться выполнение дополнительных организационных процедур и оформление сопутствующих документов.
Бронирование аудиторий. Бронирование учебных аудиторий осуществляется посредством личного кабинета по следующему алгоритму:
Личный кабинет → раздел "Сервисы" → сервис "Бронирование аудиторий" → "Найти аудиторию" → указание параметров (дата проведения мероприятия, корпус, временной интервал) → выбор свободной аудитории из списка доступных → ожидание подтверждения заявки на бронирование.
Использование звукового и медиа оборудования. Для проведения мероприятия с использованием звукового и медиа оборудования необходимо направить служебную записку с корпоративной почты руководителя структурного подразделения на корпоративную электронную почту проректора по цифровой трансформации Д.Е. Пашкова (pashkov@ssau.ru) с указанием перечня требуемого оборудования:
Пропуск посторонних в корпуса университета. Проход в корпуса университета возможен только при наличии удостоверения сотрудника или студенческого билета обучающегося Самарского университета. Для доступа в корпуса университета посторонних (граждан Российской Федерации) необходимо оформление служебных записок, составленных на имя проректора по общим вопросам М.А. Ковалёва и подписанных руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Для доступа посторонних (граждан других государств) необходимо согласование мест и программы их пребывания на территории университета:
Дополнительное оборудование (столы, стулья и т.п.). Для консультации о возможности получения иного оборудования (столов, стульев и прочего) необходимо обратиться в управление внеучебной работы (корпус № 3, аудитория 317) для уточнения перечня необходимого оборудования и подразделений, в распоряжении которых есть необходимое оборудование:
Заявка на транспорт. Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования возможно оформление заявки в гараж административно-хозяйственной части. Заявка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за организацию мероприятия:
Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования в нерабочее время, выходные и праздничные дни к заявке необходимо приложить служебную записку на выделение транспорта, согласованную ректором Самарского университета.
Пример служебной записки на транспорт в нерабочее время, выходные и праздничные дни:
Освобождение от занятий. В случае проведения внеучебных мероприятия на уровне университета и выше во время учебных занятий возможно оформление представления на освобождение от занятий без последующей отработки. Представление пишется на имя директора института, подписывается начальником УВР и проректором по воспитательной работе и молодежной политике:
Внос и вынос оборудования и материального имущества. Для вноса и выноса оборудования и материального имущества из корпусов и с территории университета необходимо оформление материальных пропусков:
В случае, когда оборудование и материальное имущество не имеет инвентарных номеров (т.к. не подлежит присвоению инвентарных номеров), то допускается оформление служебных записок на имя проректора по общим вопросам М.А. Ковалёва. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия:
- пример оформления служебной записки на вынос оборудования
- пример оформления служебной записки на внос оборудования
Рекомендуется подавать служебные записки одновременно с приказом о мероприятии с целью исключения дополнительных согласований. Оптимальный срок подготовки служебных записок составляет не менее 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия, минимально допустимый срок – 2 рабочих дня.
Благодарственные письма по итогам проведения мероприятия
По итогам мероприятия обучающиеся и сотрудники, участвующие в его организации, могут быть отмечены благодарственными письмами и грамотами. Список обучающихся и сотрудников для поощрения составляется сотрудником, ответственным за реализацию мероприятия. После составления изготавливаются благодарственные письма.
При подписании благодарственных писем, грамот, дипломов к ним обязательно прикладывается копия приказа о мероприятии.
